Cum facturez tratamentele stomatologice?
Facturarea într-un cabinet stomatologic nu e o simplă factură: un tratament se întinde pe etape, o parte poate fi decontată, iar pacientul plătește adesea în tranșe. Software-ul trebuie să lege factura de tratamentul efectuat, nu să o ceară scrisă de la zero.
Răspuns scurt
- Pornești factura din planul de tratament sau din tratamentele bifate ca efectuate, nu manual.
- Separi pe factură partea decontată de asigurare de partea plătită de pacient.
- Pentru tratamente pe etape emiți plăți parțiale, legate de aceeași fișă și același plan.
- Încasările la casierie (numerar, card) se leagă de factură, ca să nu rămână plăți neatribuite.
- Pentru clienți persoane juridice, factura intră în sistemul RO e-Factura conform legislației în vigoare.
Fluxul, pas cu pas
- Medicul dentist bifează în fișă tratamentele efectuate în ședința respectivă.
- Recepția generează factura din acele poziții, cu prețurile din nomenclatorul cabinetului.
- Se aplică partea decontată, dacă tratamentul e acoperit, și rămâne diferența pentru pacient.
- Pacientul plătește integral sau parțial; încasarea se înregistrează pe factură.
- Factura se trimite pe e-mail, iar pentru persoane juridice se transmite electronic.
- Rapoartele arată încasările pe zi, pe medic dentist și pe tip de tratament.
Context legal (România)
Serviciile de medicină dentară pot fi decontate parțial din fondul asigurărilor de sănătate, în limitele și pe baza contractului încheiat cu casa de asigurări — condițiile concrete se stabilesc prin contractul-cadru și normele CNAS aplicabile anului în curs, deci se verifică anual. Pentru relația cu clienți persoane juridice, România a introdus obligația de transmitere a facturilor prin sistemul RO e-Factura (OUG nr. 120/2021, cu modificările și completările ulterioare). Regimul de TVA al serviciilor medicale și obligațiile de casă de marcat se confirmă cu contabilul cabinetului — nu presupune că un tratament e automat scutit sau automat taxabil.
Exemplu practic
Exemplu: un plan de tratament de 2.400 lei pe trei etape. La prima ședință se efectuează endodonția, se facturează etapa, pacientul plătește 800 lei cu cardul, iar încasarea rămâne legată de factură și de fișa lui. La etapa a treia, recepția vede imediat că s-au încasat 1.600 lei și cât rămâne, fără să caute în alt registru.
Greșeli frecvente
- Scrii facturile într-un program separat, deci nu poți lega încasările de tratamente.
- Nu separi partea decontată: pacientul vede pe factură o sumă pe care nu o datorează.
- Facturezi tot planul la început, deși tratamentul se întinde pe luni.
- Ții prețurile în cap sau pe o listă tipărită, nu într-un nomenclator din software.
Cum te ajută 4dental
- Facturi pornite din tratamentele efectuate, cu nomenclator de prețuri al cabinetului.
- Separarea părții decontate de partea plătită de pacient, pe aceeași factură.
- Plăți parțiale pe etape, legate de plan și de fișa pacientului.
- Rapoarte de încasări pe zi, pe medic dentist și pe tip de tratament.