Un’agenda per ogni poltrona e per ogni medico
Uno studio con tre poltrone e due medici non può funzionare con un’unica agenda. Una poltrona libera non serve se il medico giusto è occupato, e viceversa. 4dental tiene un calendario separato per ogni poltrona e per ogni medico, così la segreteria vede quali combinazioni sono libere prima di proporre un orario. Ogni procedura occupa la durata che le è stata assegnata, quindi un controllo non blocca la poltrona che serve a una devitalizzazione. Tutto il personale vede lo studio su un unico schermo e prenota la fascia adatta a poltrona e medico insieme. Le prenotazioni le fa sempre il personale; i calendari servono a vedere dove c’è davvero capienza.
Durate adatte a ogni procedura
Non tutti gli appuntamenti hanno la stessa lunghezza. Un controllo, una pulizia e una visita conservativa più lunga richiedono fasce diverse, e un’agenda che le tratta allo stesso modo fa perdere tempo oppure ritarda il programma. In 4dental ogni tipo di procedura ha una durata propria: quando il personale sceglie la procedura, la lunghezza della fascia ne deriva. Così la giornata resta realistica per il medico e chiara per la segreteria, e un controllo breve non finisce mai in una fascia pensata per un trattamento lungo.
Richiami: sapere chi è atteso, senza un registro di carta
Molti pazienti non tornano per il controllo semestrale non perché non vogliano, ma perché nessuno li ha ricontattati. 4dental tiene un elenco dei pazienti attesi per un controllo periodico. La segreteria vede chi è in scadenza o in ritardo, lo contatta con i canali che lo studio usa già e segna nel sistema il promemoria come fatto. Il sistema non invia da solo i promemoria dei richiami: lo studio decide quando e come contattare ogni paziente. L’elenco sostituisce la rubrica di carta o il foglio di calcolo tenuto alla reception.
Cosa il sistema non fa
Per essere chiari: i pazienti non possono prenotare online da soli, e 4dental non invia promemoria di appuntamenti o di richiami via SMS, WhatsApp o e-mail. Il personale dello studio prenota, conferma e sposta gli appuntamenti. Se per lo studio contano la prenotazione online autonoma o i messaggi automatici ai pazienti, La invitiamo a verificarlo prima di attivare il servizio, perché il prodotto non offre né l’una né gli altri. Ogni prenotazione la fa il personale, che decide anche quando e come contattare un paziente. Se cerca uno strumento che riempia l’agenda senza l’intervento della segreteria, 4dental non è questo.
