Adatvédelmi tájékoztató

1. Ki az Ön adatainak kezelője

Az adatkezelő: Special Software Development SRL, adószám: 39594308, cégjegyzékszám: J40/9725/2018, székhely: Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Levelezési cím: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

A személyes adatokkal kapcsolatos bármely kérdésével vagy kérelmével forduljon hozzánk a következő címen: [email protected]. Az adatkezelő jelenleg nem jelölt ki adatvédelmi tisztviselőt (DPO); a kérelmeket ugyanezen a címen kezeljük.

2. Milyen adatokat kezelünk

Kizárólag az alábbi célokhoz szükséges adatokat kezeljük:

• fiókadatok: név, e-mail-cím, telefonszám, cég, cím, jelszó (kizárólag hash formájában tárolva) és fiókbeállítások;
• számlázási és fizetési adatok: számlázási adatok, előfizetési és fizetési előzmények. A bankkártya adatait Ön közvetlenül a fizetési szolgáltatónak adja meg, azokat mi nem tároljuk;
• használati és technikai adatok: IP-cím, böngésző- és eszköztípus, megtekintett oldalak, a hozzáférés dátuma és időpontja, hitelesítési és biztonsági naplók;
• kommunikáció: a kapcsolatfelvételi űrlapon, a csevegésen, támogatási jegyeken keresztül küldött üzenetek, valamint a virtuális asszisztenssel folytatott beszélgetések;
• marketingadatok: hírlevél-feliratkozás, kommunikációs preferenciák, ajánlási forrás (partnerprogram) és megadott hozzájárulások;
• cégekre és kapcsolattartóikra vonatkozó, nyilvános forrásokból származó adatok, amelyeket B2B megkeresésekhez használunk (lásd a 9. szakaszt).

3. Miért kezelünk adatokat, és mi ennek a jogalapja

• a Szolgáltatás nyújtása, a fiók létrehozása és kezelése, technikai támogatás — szerződés teljesítése (a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja);
• számlázás, könyvelés, adókötelezettségek és hatósági megkeresésekre adott válaszok — jogi kötelezettség teljesítése (6. cikk (1) bekezdés c) pont);
• a Szolgáltatás biztonsága, a csalások és visszaélések megelőzése, hozzáférési naplók — jogos érdek (6. cikk (1) bekezdés f) pont);
• hírlevél, magánszemélyeknek küldött kereskedelmi kommunikáció, cookie-k, valamint analitikai és hirdetési technológiák — hozzájárulás (6. cikk (1) bekezdés a) pont), amelyet bármikor visszavonhat;
• cégeknek küldött kereskedelmi kommunikáció és B2B megkeresés, termékfejlesztés — jogos érdek (6. cikk (1) bekezdés f) pont), az Ön tiltakozáshoz való jogának fenntartásával;
• jogi igények érvényesítése és védelme — jogos érdek.

4. Cookie-k és hasonló technológiák

Feltétlenül szükséges cookie-kat használunk (nyelv, piac, munkamenet, a fizetésnél kiválasztott csomag), amelyekhez nem szükséges hozzájárulás. A preferencia-, analitikai és marketing-cookie-k csak azt követően kapcsolnak be, hogy Ön a cookie-sávban hozzájárulását adta. Választását bármikor módosíthatja vagy visszavonhatja az oldal láblécében található „Cookie-beállítások” hivatkozásra kattintva. A teljes lista a nevekkel, a célokkal és a lejárati időkkel a Cookie-szabályzatban található.

5. Kikkel osztjuk meg az adatokat (címzettek)

Az adatokhoz kizárólag az azokat szükségszerűen igénylő munkatársaink, valamint a nevünkben, szerződés alapján adatot kezelő szolgáltatók (adatfeldolgozók) férnek hozzá. A szolgáltatók kategóriái:

• tárhely és infrastruktúra: Hetzner (Európai Unió); tartalomszolgáltató hálózat és védelem: Cloudflare;
• fizetésfeldolgozás: Stripe, Netopia;
• tranzakciós e-mailek, SMS-ek és értesítések: e-mail- és SMS-szolgáltatók;
• analitika és hirdetés (kizárólag az Ön hozzájárulásával): Google, Meta, OpenAI;
• mesterségesintelligencia-funkciók: modellszolgáltatók (például Anthropic, OpenAI) — lásd a 11. szakaszt;
• online megbeszélések az időpontfoglaló alkalmazásban: Daily.co vagy Jitsi;
• hatóságok, ha jogszabály előírja (például az adóhatóság az elektronikus számlázás esetén).
• A szolgáltatók naprakész listáját és szerepüket kérésre megküldjük a következő címen: [email protected].

6. Az Európai Gazdasági Térségen kívülre irányuló adattovábbítás

Egyes szolgáltatók (például Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) az EGT-n kívül, különösen az Egyesült Államokban is kezelhetnek adatokat. Adatot kizárólag a GDPR által előírt garanciák alapján továbbítunk: megfelelőségi határozat alapján (beleértve az EU–USA adatvédelmi keretrendszert a tanúsított szolgáltatók esetében) vagy az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételek (mintaklauzulák) alapján. Az alkalmazott garanciák másolatát a következő címen kérheti: [email protected].

7. Meddig őrizzük az adatokat

Az adatokat csak addig őrizzük, amíg az adatgyűjtés céljához szükséges:

• fiókadatok: amíg a fiók aktív, illetve a fiók törlését vagy az előfizetés megszűnését követő 30 napig;
• számlák és számviteli bizonylatok: 10 évig, a számviteli jogszabályok előírásai szerint;
• hozzáférési és biztonsági naplók (az IP-címeket is beleértve): legfeljebb 90 napig; hitelesítési naplók: legfeljebb 12 hónapig;
• a virtuális asszisztenssel és a csevegésen folytatott beszélgetések: legfeljebb 6 hónapig;
• kapcsolatfelvételi üzenetek és támogatási jegyek: a lezárást követően legfeljebb 24 hónapig;
• hírlevél és hozzájárulások: a hozzájárulás visszavonásáig, a hozzájárulás igazolását pedig az elévülési időn belül;
• B2B megkeresési adatok: válasz hiányában legfeljebb 12 hónapig, illetve az Ön tiltakozásáig;
• a titkosított biztonsági másolatok legfeljebb 12 hónapon belül felülíródnak.

8. Az Ön jogai

A GDPR alapján Önt megilleti a hozzáférés joga; a helyesbítés joga; a törlés joga („az elfeledtetéshez való jog”); az adatkezelés korlátozásának joga; az adathordozhatósághoz való jog; a jogos érdeken alapuló adatkezelés és a közvetlen üzletszerzés elleni tiltakozás joga; a hozzájárulás visszavonásának joga, amely nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét; valamint az a jog, hogy ne terjedjen ki Önre kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntés hatálya. Kérelmét a következő címre küldje: [email protected]; egy hónapon belül válaszolunk (összetett kérelmek esetén ez az Ön tájékoztatása mellett további legfeljebb két hónappal meghosszabbítható). A profiladatokat és a hozzájárulásokat a fiókpanelen szerkesztheti. Adatai védelme érdekében személyazonosságának igazolását kérhetjük.

9. B2B megkeresés és nyilvános forrásokból származó adatok

Azon cégek megkereséséhez, amelyeket érdekelhetnek szolgáltatásaink, cégekre és kapcsolattartóikra vonatkozó, nyilvános forrásokból (például cégjegyzék, adóhatóság, nyilvános adatbázisok, online térképek) származó adatokat használunk: cégnév, adószám, cím, vezetők, szakmai elérhetőségek. A jogalap a jogos érdekünk; ezt írásban értékeltük (érdekmérlegelési teszt), és nem keressük meg azokat, akik tiltakoztak.

Ha ily módon üzenetet kap tőlünk, az első üzenet tájékoztatja Önt arról, kik vagyunk, melyik forrásból szereztük meg az adatait, és hogyan kérheti azok törlését vagy emelhet tiltakozást. Tiltakozását bármikor jelezheti a következő címen: [email protected], vagy az üzenetben található hivatkozáson keresztül; az Ön címét felvesszük egy letiltási listára, amelyet tiszteletben tartunk.

10. Az ügyfeleink által az alkalmazásokba bevitt adatok

Ha az ökoszisztéma valamely termékét saját üzleti tevékenységéhez használja (például CRM, HR, számlázás, időpontfoglalás, klinikák, rendelők), az alkalmazásba Ön által bevitt személyek (ügyfelei, munkavállalói, betegei, diákjai) adatait Ön kezeli adatkezelőként. Mi adatfeldolgozóként járunk el, kizárólag az Ön utasításai szerint és adatfeldolgozói megállapodás alapján (GDPR 28. cikk). Ha Ön olyan személy, akinek az adatait valamelyik ügyfelünk vitte be, kérjük, először az adott ügyfélhez forduljon.

11. Mesterséges intelligenciát használó funkciók

Egyes funkciók (például a virtuális asszisztens, javaslatok vagy összefoglalók) az Ön szövegét mesterségesintelligencia-modellek szolgáltatóinak küldik el, akik az adatokat kizárólag az eredmény visszaküldése céljából kezelik. Ahol a szolgáltató szerződése vagy beállításai ezt lehetővé teszik, nem engedjük, hogy a szolgáltató az Ön tartalmait modellek betanítására használja, és nem hozunk Önre nézve joghatással járó, kizárólag automatizált döntést. Ne adjon meg ezekben a funkciókban szükségtelen adatokat, különösen különleges kategóriába tartozó adatokat.

12. Adatbiztonság

Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk: titkosított kapcsolatok (HTTPS), jelszó-hashelés, szerepköralapú hozzáférés-szabályozás, hozzáférési naplók, az érzékeny mezők titkosítása, ahol indokolt, titkosított biztonsági mentések és a környezetek elkülönítése. Ha Önt érintő adatvédelmi incidens következik be, a törvényes határidőn belül értesítjük a hatóságot, és ahol a jogszabály előírja, Önt is.

13. Kiskorúak

A Szolgáltatás teljes jogképességű személyek számára készült, és nem 16 év alatti gyermekeknek szól. Az oktatási alkalmazásokban a diákok vagy gyermekek adatait az iskola vagy a szülő viszi be adatkezelőként.

14. A tájékoztató módosításai

Ha a tájékoztató érdemben módosul, frissítjük a hatálybalépés dátumát, és ha a módosítás jelentősen érinti Önt, e-mailben vagy a Szolgáltatásban értesítjük.

15. Kapcsolat és panaszok

Kérdéseivel vagy kérelmeivel forduljon hozzánk a következő e-mail-címen: [email protected], vagy postai úton a következő címen: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Joga van panaszt tenni a román Nemzeti Személyesadat-feldolgozást Felügyelő Hatóságnál (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucharest, www.dataprotection.ro, illetve az Ön lakóhelye szerinti uniós tagállam felügyeleti hatóságánál.